Cán bộ, công chức viêc chức, người lao động ngoài
công việc ở công sở, doanh nghiệp ra thì vào dịp cuối năm cũng còn phải
lo toan rất nhiều công việc khác nữa liên quan đến bản thân, trong mỗi
hoàn cảnh cụ thể khác nhau. Do vậy, trước bộn bề công việc, các mối quan
hệ, đòi hỏi mỗi người phải sắp xếp sao cho hợp lý, bố trí thời gian để
có thể xử lý một cách hiệu quả. Chính vì vậy, việc tổ chức các hội nghị,
hội họp, sơ tổng kết... cần phải làm sao cho nội dung thiết thực, bố
trí sắp xếp thời gian sao cho khoa học, tránh chồng chéo giữa nhiều cấp,
nhiều cơ quan, tổ chức làm ảnh hưởng đến chất lượng của các cuộc hội
họp. Thông thường, trong mỗi hội nghị, hội họp nào cũng phải có phần
quan trọng đó là đọc báo cáo và phát biểu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp mà còn của đại biểu là cấp trên và thành viên cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp đó. Do vậy, khoảng thời gian cần thiết để bố trí đọc
báo cáo, phát biểu là không thể thiếu trong mỗi cuộc hội họp. Vấn đề là,
báo cáo và phát biểu như thế nào để bảo đảm chất lượng, hiệu quả, không
lãng phí thời gian? Nói và viết thế nào để có thông tin đầy đủ, có giải
pháp cụ thể?
Qua thực tế, chúng tôi thấy thông thường các hội nghị
diễn ra thường theo một “mô típ” nhất định như: Sau phần nghi thức
(chào cờ-nếu là tổ chức Lễ kỷ niệm, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu)
đến phần đọc báo cáo, tham luận, trao các danh hiệu thi đua, khen
thưởng, phát biểu của lãnh đạo cấp trên, kết luận, bế mạc. Trong các
nội dung trên, phần báo cáo và phát biểu tham luận chiếm một thời lượng
đáng kể. Tuy nhiên, phần này cũng là phần kém thu hút người nghe nếu nội
dung không xúc tích, báo cáo, phát biểu quá dài... Nếu như trong báo
cáo, phát biểu không có chất lượng, dàn trải, lê thê thì chẳng những làm
không khí hội nghị thêm tẻ nhạt mà còn gây lãng phí thời gian và cũng
là một sự lãng phí nói chung.
Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy về việc nói và viết sao cho ngắn
gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Viết và nói phải nhằm đến đối tượng là viết cho
ai, viết để làm gì và viết như thế nào. Vậy, để khắc phục những bất cập
trên, nên chăng cơ quan tổ chức cấp trên cần hướng dẫn, mẫu hóa các văn
bản báo cáo sao cho thật sự thiết thực, ngắn gọn, phản ánh thông tin
chính xác vấn đề cần đề cập. Thứ hai, trong hội nghị, Ban tổ chức nên
gửi báo cáo cho đại biểu. Người trình bày, người phát biểu chỉ đạo chỉ
cần nhấn mạnh những ý chính, nhiệm vụ trong tâm. Phát biểu tham luận
khác cần đi thẳng vào vấn đề, chủ đề cuộc họp, hội nghị và phải khống
chế thời gian, tránh lê thê nhàm chán (nếu cần thiết phải duyệt trước
tham luận).
Nói và viết dài, không có thông tin, giải pháp cũng là một sự lãng phí.
Mong rằng các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp nhất là người lãnh đạo, quản
lý có sự quan tâm hơn nữa đến vấn đề nêu trên. Đây cũng là một việc làm
thiết thực hưởng ứng cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh”, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí./.
Nguyễn Minh Hùng (Bí thư Đảng ủy phường Kim Liên- Đống Đa)